8 مورد از مهم‌ترین توانایی‌های مدیریت فرآیندها شناسایی شدند که به شرح زیر هستند:

1- همکاران به یکدیگر اطمینان و اعتماد دارند

کارکنان یک سازمان فرآیندها را پیاده سازی می‌کنند. کارکنان باید بتوانند به خوبی با هم کار کنند و به یکدیگر اعتماد داشته باشند. در غیر این صورت، کارکنان مجبورند کارهای دیگران را بررسی کنند و آن‌ها حاضر نیستند به همین راحتی بار کاری خود را با دیگران تقسیم کنند.

2-  ارتباط مستقیمی بین کارکنان و مدیران وجود دارد

ارتباط آزاد بین مدیریت و کارکنان بسیار مهم است. کارکنان به رهبری قوی اما منصفانه‌ای نیاز دارند که هنگام اجرای فرآیندها موانع را از سر راه آن‌ها برطرف کند. اگر ارتباط قوی وجود نداشته باشد، مشکلات پنهان می‌مانند و مانع عملکرد نرم فرآیندها می‌شوند. وظیفه مدیران خدمت به کارکنان است.

3-  مدیران چشم انداز و اطلاعات را با کارکنان به اشتراک می‌گذارند

کارکنان باید بدانند که سازمان به کدام سمت می‌رود. چشم انداز، مأموریت و استراتژی نمی‌توانند فقط کلمات باشند! مردم باید با چشم انداز ارتباط برقرار کرده و مدیران نیز باید بتوانند چشم انداز را برای کارکنان زنده کنند. همچنین، به اشتراک گذاری اطلاعات نیز بسیار مهم است، به طوری که کارکنان مجبور نیستند که اتفاقات را حدس بزنند.

4-  سازمان قادر است به سرعت به تغییرات بازار پاسخ دهد

دنیای تجارت امروزه بسیار آشفته است. نیازها و انتظارات مشتری در دهه گذشته به طور قابل توجهی تکامل یافته است. اما بنا به دلایلی، بسیاری از سازمان‌ها هنوز مانند همیشه با مشتریان رفتار می‌کنند. مهم این است که بتوانید سریعاً به تغییرات بازار پاسخ دهید. این موضوع از تراز کردن فرآیندهای شما با نتایج موفقیت آمیز مشتری (SCO) و همچنین پیاده سازی مدیریت فرآیندها ناشی می‌شود.

5-  مدیر ارشد به مدیران اطمینان و اعتماد دارد

پشتیبانی مدیریت ارشد بسیار مهم است. بسیاری از شرکت‌ها هم بین کارکنان و مدیران میانی مشکل دارند. مدیران ارشد باید بتوانند به مدیر میانی و کارکنان خود اعتماد کند تا در محیط کار جو باز و خلاقانه‌ای ایجاد شود. همچنین، هیئت مدیره باید نسبت به ایده‌هایی که از سطوح پایین‌تر می‌آیند، ذهن آزادی داشته باشند.

6-  کانال‌های ارتباطی کارآمدی برای انتقال اطلاعات وجود دارد

امروزه، اطلاعات بسیار زیادی وجود دارند که از ذهن مردم سرریز می‌شوند. مردم از تلفن‌های همراه، LinkedIn ،Facebook ،Twitter، وبلاگ‌ها و بسیاری از رسانه‌های دیگر برای کسب اطلاعات استفاده می‌کنند. افراد باید راه‌های مناسب و مؤثری برای برقراری ارتباط با یکدیگر داشته باشند. به عنوان مثال می‌توان یک وب سایت اینترنتی یا سیستم پیام رسانی فوری ایجاد کرد.

7-  سازمان به طور گسترده از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌کند

سیستم‌های اطلاعاتی همه جا هستند. غالباً از سیستم‌های اطلاعاتی به طور گسترده یا هوشمندانه استفاده نمی‌شود. همچنین سیستم‌های اطلاعاتی قدیمی می‌توانند مانع ابتکارات مدیریت فرآیند‌ها  شوند. استراتژی IT باید با استراتژی مدیریت فرآیند کسب و کار مطابقت داشته باشد تا از این فنآوری برای بهینه سازی و خودکار سازی هر آنچه که ارزش اتوماسیون دارد، استفاده شود.

8-  مدیران از تغییرات فرآیندها پشتیبانی می‌کنند

کارکنان ممکن است ایده‌های خوبی در مورد چگونگی بهبود فرآیندها داشته باشند، اما آیا واقعاً از آن‌ها در این مورد سؤال می‌شود؟ هنگامی که آن‌ها پیشنهاداتی را ارائه می‌دهند، چگونه از پس آن برمی‌آیید؟ آیا به آن‌ها گوش فرا می‌دهید و آن‌ها را ارزیابی می‌کنید؟ آیا کاری برای انجام دادن وجود دارد یا اینکه فقط آن‌ها را نادیده می‌گیرید؟ سعی کنید یک فرهنگ سازمانی ایجاد کنید که باعث تغییر مثبت شود. شما می‌توانید ارزیابی کنید که این توانایی‌ها در سازمان چگونه هستند و سپس برای بهبود آن‌ها نقشه راه تهیه کنید. هر یک از این قابلیت‌ها، به موفقیت در ابتکارات مدیریت فرآیند تجارت کمک می‌کنند و اگر در سطح کافی انجام نشوند، ممکن است با مشکل روبرو شوید. اگر مطمئن نیستید که توانایی‌های شما در چه سطحی قرار دارد، می‌توانید یک تحقیق BPMC انجام دهید که از روش‌های نظرسنجی و مصاحبه از وضعیت فعلی استفاده می‌کند. سپس این اطلاعات می‌توانند به یک نقشه راه تبدیل شوند که به مرور زمان باعث افزایش قابلیت‌های مدیریت فرآیندها می‌شود.

منبع