مدیریت فرآیندها یا مدیریت فرآیند کسب و کار(BPM) چیست؟
مدیریت فرآیندها یا مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management) یا به اختصار BPM، «روشی برای کشف، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود و بهینه سازی استراتژی و فرآیندهای تجاری است.» گرچه گاهی با مدیریت وظیفه و پروژه اشتباه گرفته می‌شود، اما دامنه آن از این عناوین گسترده‌تر است. مدیریت وظیفه و پروژه، بر وظایف منفرد متمرکز است در حالی که مدیریت فرآیندها کل روند را بررسی می‌کند. از طریق مدیریت فرآیند کسب و کار سازمان‌ها می‌توانند جریان کار کلی خود را تنظیم کنند که منجر به افزایش کارآیی و صرفه جویی در هزینه شوند. مدیریت فرآیندها با در اختیار داشتن تجزیه و تحلیل پیشرفته، نظارت بر فعالیت و قابلیت‌های مدیریت تصمیم گیری، قادر به هماهنگی افراد، سیستم‌ها و اطلاعات و مواد برای دستیابی به نتایج و اهداف برای کسب و کارها است. آمار و ارقام دربارۀ استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار در سازمان‌ها به شرح زیر هستند:
- 64 درصد از سازمان‌ها، به دنبال خدمات مشتری هستند.
- 52 درصد از سازمان‌ها، در حال نوسازی مشتری هنگام دستیابی به مکانیزم لازم هستند.
- 26 درصد از سازمان‌ها، در حال بررسی فرآیندهای زنجیره تأمین و رو به رو شدن با شرکا هستند.
- 25 درصد از سازمان‌ها، از مدیریت فرآیندها برای به روزرسانی فرآیندهای حسابداری و مالی استفاده می‌کنند.
انواع مدیریت فرآیندها
سه نوع اصلی مدیریت فرآیند کسب و کار به شرح زیر هستند:
- مدیریت فرآیند ادغام محور: این نوع BPM بر روی فرآیندهایی تمرکز دارد که زیاد به دخالت انسان مربوط نمی‌شود. این فرآیندها بیشتر به APIها (رابط کاربردی برنامه نویسی) و سازوکارهایی وابسته هستند که داده‌ها را در سیستم‌ها ادغام می‌کنند مانند مدیریت منابع انسانی (HRM) یا مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)!
- مدیریت فرآیند انسان محور: برخلاف نوع ادغام محور، این مدل از مدیریت فرآیند حول دخالت انسان متمرکز است. رابط‌های کاربری بصری با ویژگی‌های کشیدن و رها کردن (Drag-And-Drop) به تیم‌ها این امکان را می‌دهند تا وظایف خود را به نقش‌های مختلفی اختصاص دهند تا مسئولیت پاسخگویی به افراد را در طول مراحل آسان کنند.
- مدیریت فرآیند سند محور : این نوع از مدیریت فرآیندها حول یک سند خاص مانند قرارداد منعقد می‌شود. هنگامی که شرکت‌ها یک کالا یا خدمات را خریداری می‌کنند، برای ایجاد توافق نامه بین مشتری و فروشنده، باید مراحل مختلف تأیید را طی کنند.
چرخه عمر مدیریت فرآیندها
یک سیستم موفق مدیریت فرآیند کسب و کار، با تعریف مراحل مربوط به گردش کار شروع می‌شود. این مهم به تیم کمک می‌کند تا زمینه‌های بهبود و معیارها را برای پیگیری پیشرفت شناسایی کند. با استفاده از مدیریت فرآیندهای تجاری، سازمان‌ها می‌توانند عملکرد خود را بهبود ببخشند تا نتایج بهتری کسب کنند. برای دستیابی به این نتایج، باید چرخه عمر مدیریت فرآیند هارا کاملاً درک کنید. در اینجا پنج مرحله چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار وجود دارند:
- طراحی: تیم باید با ترسیم نقاط عطف فرآیند شروع کند. از آنجا، تک تک تکالیف در فرآیند BPM باید به‌همراه تعیین فعالیت هر فرد برای هر مرحله گردش کار مشخص شود. مراحل باید به وضوح مشخص شوند تا تیم بتواند زمینه‌های بهینه سازی فرآیند و معیارهای بعدی را برای پیگیری بهبود آن شناسایی کند.
- مدل: در طول این مرحله، تیم باید یک نمایش بصری از مدل فرآیند ایجاد کند. این باید شامل جزئیات خاصی مانند جدول زمانی، توصیف وظایف و هرگونه جریان اطلاعات در روند کار باشد. استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند در این مرحله مفید واقع می‌شود.
- اجرا: تیم باید با اثبات برهان، سیستم جدید مدیریت فرآیند کسب و کار را بر روی گروه محدود آزمایش کند. پس از انجام تست، تیم می‌تواند روند کار را برای مخاطبان گسترده‌تر آغاز کند.
- نظارت: در طول این مرحله، تیم باید فرآیند را کنترل کند، پیشرفت در کارآیی را اندازه گیری و هرگونه تنگنای اضافی را شناسایی کند.
- بهینه سازی: در مرحله آخر، تیم برای بهبود فعالیت‌های تجاری، تغییرات نهایی را در روند کار انجام می‌دهد.
یک پروژه موفق مدیریت فرآیند کسب و کار، نیاز به برنامه ریزی دقیق و برقراری ارتباط آزاد دارد اما پس از بهبود مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، تیم‌ها به سرعت مزایای آن را می‌بینند.