مزایای مدیریت فرآیندها
راه حل‌های مدیریت فرآیند کسب و کار ارزش سازمانی را از طریق بهبود فرآیند افزایش می‌دهند که فواید بسیاری به شرح زیر دارد:
افزایش کارایی و صرفه جویی در هزینه
سیستم‌های مدیریت فرآیند به بهینه سازی فعالیت‌های موجود و ترکیب ساختار بیشتر در توسعه فرآیندهای جدید کمک می‌کنند. آنها این کار را با از بین بردن اضافه کاری و تنگناهای فرآیند و در نتیجه بهبود کارایی و بهره وری انجام می‌دهند. مشاغل می‌توانند با سرعت بیشتری به نتایج تجاری مورد نظر خود دست یابند و منابع زیادی را به کارهایی اولویت‌دار اختصاص دهند.
افزایش تجربه مشتریان و کارکنان
مجموعه‌ای از ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار در از بین بردن کارهای تکراری و دسترسی بیشتر به اطلاعات کمک می‌کنند. با از بین بردن عوامل حواس پرتی، کارمندان می‌توانند بر روی کار خود و مشتریانشان تمرکز کنند تا باعث افزایش رضایت آنها شوند. گردش کار روشن همچنین منحنی یادگیری را در فرآیند پردازش کارکنان کوتاه می‌کند و باعث افزایش بهره وری و مشارکت می‌شود.
فرآیندهای مقیاس پذیرتر
از آنجا که سامانه های مدیریت فرآیند امکان اجرای بهتر فرآیند و اتوماسیون گردش کار را فراهم می‌کند، این امر قدرت مقیاس پذیری را افزایش داده و سازمان را آماده فعالیت با حداکثر توان می کند. ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار می‌تواند نقش‌ها را شفاف سازی کند و در روند کار ثبات ایجاد کند. همچنین می‌تواند فرصت‌هایی را برای ترکیب قوانین کسب و کار برای اتوماسیون فراهم کند و به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا بیشتر بر روی نوآوری تمرکز کنند.
شفافیت بیشتر
از آنجا که اتوماسیون فرآیندها به طور واضح تکالیف افراد را برای وظایف موجود در این فرآیند مشخص می‌کند، این امر همچنین شفافیت و پاسخگویی بیشتری را در طی یک فرآیند فراهم می‌کند که باعث ایجاد ارتباط بیشتر بین تیم‌های کاری می‌شود.
وابستگی کمتر به تیم‌های توسعه دهنده
نرم افزارهای مدیریت فرآیند ویژگی‌های کم کد (Low-code) را ارائه می‌دهد که وابستگی‌های بالقوه به توسعه را از بین می‌برد. کاربران می‌توانند به سرعت و به راحتی به این ابزارها مسلط شوند و باعث افزایش اتوماسیون فرآیند در سراسر سازمان شوند.
موارد استفاده از مدیریت فرآیندها
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار امکان ساختارسازی بیشتری را در اطراف فرآیندها ایجاد می‌کند و برخی از ناکارآمدی‌ها را در یک گردش کار خاص از بین می‌برد. برخی از نمونه‌هایی که با موفقیت مورد استفاده قرار گرفته‌اند عبارتند از:
- توزیع محتوا: شرکت‌های رسانه‌ای می‌توانند از مدیریت فرآیند کسب و کار برای تولید، ایجاد و توزیع محتوا به صورت خودکار استفاده کنند. یک سیستم مدیریت فرآیند می‌تواند برای تعامل با مدیریت محتوا، مدیریت حقوق، ترافیک محتوا و سیستم‌های سفارش کار طراحی شود.
- امور مالی: شرکت‌ها می‌توانند الگویی را برای استاندارد سازی سفارش‌های خرید از تیم‌های مختلف ایجاد کنند این کار به آنها اجازه می‌دهد تا نرم افزار یا سخت افزار مدیریت فرآیند را سریع‌تر تهیه کنند. علاوه بر این، می‌توان گردش‌های کار سفارشی را برای سناریوهای منحصر به فرد ایجاد کرد.
- منابع انسانی: منابع انسانی از مدیریت فرآیندها برای ساده سازی مدیریت سند و گردش کار استفاده می‌کند. این یک محیط ساختاریافته برای پردازش فرم‌های منابع انسانی مانند ارزیابی عملکرد، درخواست تعطیلات و تأیید برگه را فراهم می‌کند.
- بانکداری: هنگام ارزیابی افراد یا مشاغل برای دریافت وام، بانک‌ها باید متقاضیان را برای ریسک احتمالی اعتبار ارزیابی کنند. این شامل جمع آوری اطلاعات از چندین منبع مختلف مانند متقاضیان، کارفرمایان و آژانس‌های رتبه بندی اعتباری است. مدیریت فرآیند کسب و کار با مدیریت جریان اطلاعات در کل فرآیند و کاهش خطاها در اسناد، تصمیمات مربوط به واجد شرایط بودن وام را تسریع می‌کند.
- تحقق سفارش: شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از مدیریت فرآیندها، بهره وری عملیاتی سیستم‌های تحقق سفارش را بهبود ببخشند. آنها می‌توانند از BPM برای مدیریت پیشنهادات ویژه، ثبت سفارش و تحقق سفارش استفاده کنند. این مهم روند را به سمت مدیریت سفارش مشتری مدار سوق می‌دهد که ارزش تجاری بیشتری را ارائه خواهد داد.