بسیاری از سازمان ها در عصر حاضر دریافته اند که هیچ چیز نمی تواند به اندازه دانش، آنها را در دنیای رقابتی امروز برقرار نگه دارد. این مسئله باعث شده تا سازمان ها دانش را به عنوان مهمترین سرمایه خود تلقی کنند. پس مدیریت و حفظ این سرمایه می تواند برای سازمان ها مزیت رقابتی ایجاد کند. از طرفی دانش، یک منبع کلیدی و اساسی در هر سازمان است. انسان های با دانش بیشتر، بهتر میتواند عملکرد بهتر و قدرتمندانه تری خواهند داشت. امروزه دانش تنها یک سرمایه نیست بلکه ٬ مهم ترین سرمایه برای سازمانها دانش و مدیریت آن است. بنابراین، سازمانها نیازمند رویکرد مدیریتی متفاوتی نسبت به مسائل سازمان و کارکنان هستند. حفظ کارمندان و افزایش ظرفیت یادگیری آنان نقش تعیین کننده ای در موفقیت و کسب مزیت رقابتی پایدار برای شرکت دارد. بنابراین همانند مدیریت منابع فیزیکی مانند پول، مدیریت دانش نیز باید بخشی از راهبرد های سازمان قرار بگیرد. در ادامه قصد داریم تا مزیت های اصلی مدیریت دانش و دستاوردهای آن برای یک سازمان را بررسی کنیم.

‫یک سازمان را تصور کنید. در طول فعالیت یک سازمان، کارکنان آن با مسائل و مشکلات بسیاری در انجام فعالیت های خود مواجه خواهند شد. طبیعتا هر سازمانی برای حل هر یک از این مسائل اقداماتی انجام خواهد داد. این اقدامات نیاز به صرف زمان، امکانات، منابع مالی و نیروی انسانی خواهد داشت. این اقدامات ممکن است نتیجه بخش بوده و حل مسئله را به دنبال داشته باشد؛ و یا موثر واقع نشده و در حل مسئله موفق نباشد.

‫در برخورد با یک مسئله جدید، افرادی که در تلاش برای حل آن هستند به موازات فعالیتی که انجام می دهند تجربیات جدیدی کسب می کنند. این تجربیات در واقع در ذهن فرد شکل می گیرد و به شکل یک دانش جدید در ذهن فرد ایجاد می شوند. به عبارت بهتر یک دانش نهان جدید ایجاد خواهد شد.

فارغ از نتیجه، دانش ایجاد شده از تجربیات این اقدامات در هر صورت ارزشمند خواهد بود؛ اگر اقدامات انجام شده منجر به حل مسئله شود تجربیات از آن جهت ارزشمند هستند که حاوی راه حل های آن مسئله خواهند بود. در مقابل ممکن است این اقدامات منجر به حل مسئله نشود. در این صورت ارزش تجربه در آگاهی از فعالیت های انجام شده است. در واقع این تجربه نشان می دهد که چه اقداماتی در روند حل مسئله، تاثیری نداشته و یا چه عواملی باعث عدم موفقیت اقدامات بوده است. پس در هنگام مواجه سازمان با یک مسئله، یک دانش جدید در موضوع آن مسئله ایجاد خواهد شد که برای سازمان یک دارایی محسوب می شود و ارزشمند خواهد بود‫.

‫اما نکته اینجاست که بخش اعظم این دارایی های دانشی جدید، به صورت دانش نهان و در ذهن افرادی که با روند حل مسئله درگیر بوده اند وجود دارد. اگر این دانش به شکل دانش سازمانی درآورده نشود، با خروج این افراد از سازمان، این دانش نیز خارج خواهد شد. همچنین در آینده و در هنگام مواجه با همان مسئله یا مسائل مشابه، سازمان مجبور خواهد بود که به صورت مجدد منابع مالی و انسانی خود را در یک دوره زمانی برای حل دوباره ان مسئله مصرف کند. برای اینکه سازمان بتواند این دانش را به شکل آشکار و یک دانش سازمانی درآورد، نیازمند مدیریت دانش است. پس می توان اینگونه نتیجه گرفت که با به کارگیری مدیریت دانش میتوان از هدر رفت منابع و زحمات جلوگیری کرد و مانع دوباره کاری و تکرار فرایندهای حل مسئله شد.

‫به صورت تخصصی تر اگر بخواهیم مزایای اصلی مدیریت دانش را مطرح کنیم، این مزایا عبارت اند از:

‫1- تداوم دانش: مدیریت دانش باعث می شود تا سازمان دانش تخصصی و حیاتی خود را حفظ کرده و این دانش توسط افراد در هنگام بازنشستگی، اخراج و دیگر عوامل خارج نشود.

‫2- بهبود تصمیم گیری: در هنگام تصمیم گیری برای یک مسئله، مدیریت دانش تمام دانش های مورد نیاز و مرتبط با مسئله را شناسایی کرده و در اختیار افراد قرار می دهد.

‫3- انعطاف پذیری: با استفاده از مدیریت دانش سازمان می تواند تغییرات را شناسایی کرده، به آنها واکنش درست نشان داده و خود را به موقع تغییر دهد.

‫4- استفاده بهتر از نیروی انسانی: سازمان حداکثر بهره برداری را از منابع انسانی خود به عمل می آورد. کارکنان سازمان با دسترسی سریع و بهینه به دانش مورد نیاز خود، فعال تر بوده و امکان نوآوری و خلاقیت بیشتری دارند.

‫5- ایجاد مزیت رقابتی: مدیریت دانش سازمان را قادر می سازد تا درک بهتری از مشتریان، بازار و نیز رقبا داشته باشد و بتواند شکاف ها و فرصت های رقابتی را شناسایی کند.

‫6- صرفه جویی: با استفاده از دانش سازمانی، دوباره کاری ها و صرف هزینه های مجدد برای حل یک مسئله از بین رفته و نیاز به آزمون و خطای مجدد در راه های انجام کار از بین می رود.

‫7- افزایش سرعت فرایندها: با بازبینی و تصحیح مستمر فرایندها، موانع و مشکلات انجام فرایند برطرف شده و در نتیجه چرخه زمانی انجام آن کاهش میابد.

‫8- مدیریت مشتری: مدیریت دانش سازمان را قادر می سازد تا با استفاده از بازخورد مشتریان، توجه خدمت به مشتری را افزایش دهد. این امر ضامن سازگاری و کیفیت بهتر خدمات به مشتری و در نتیجه حفظ مشتری خواهد شد.

منبع