مدیریت فرایند چیست و چه نقشی در کسب و کار شما دارد

موفقیت هر کسب‌وکاری به فرایندهایش وابسته است. برای بهبود عملکرد کلی یا حتی بهینه‌سازی روند کار و تولید، باید تک تک فرایندها و روابط متقابل آنان را بررسی کرد. این بررسی‌ها در حیطه‌ی دانش مدیریت قرار می­‌گیرد و لازمه‌ی موفقیت هر شرکتی است. مدیریت فرایند واژه­‌ای است که شاید برای شما تازگی داشته باشد. با این همه مطمئن باشید برای باقی ماندن در عرصه‌ی رقابت به کسب اطلاعات در این زمینه نیاز خواهید داشت.

مدیریت فرایند (BPM) چیست؟

هر تجارت و کسب‌وکاری برای رسیدن به یک سری اهداف مشخص، سرمایه­‌گذاری می­‌کند. از طرف دیگر هر کسب­‌وکار می­‌خواهد در محدوده­‌ی مرزهای تجاری و کاری خود و ورای آن؛ بر سیستم، کارمندان، مشتریان و شرکا و تمامی مسائل مربوط به آنها اشراف داشته باشد. هر قاعده‌ای که متضمن مدل‌سازی، اتوماسیون، اجرا، کنترل، ارزیابی و بهینه‌­سازی روند فعالیت­‌های تجاری برای رسیدن به این اهداف باشد مدیریت فرایند Business Process Management یا BPM نام دارد.

مدیریت فرایند یعنی نظم و ترتیب، یعنی کار و عملی که انجام می‌­دهید. اگر بخواهیم توضیحات بیشتری در این زمینه داشته باشیم می توان به موارد زیر اشاره کرد :

• تجارت با مشغله‌هایش رشد می‌کند و همین مشغله‌ها هستند که بقای تجاری و ارائه‌ی کار مفید را تضمین می‌کنند. این مشغله­‌ها ممکن است تعاریف مشخص داشته باشند یا نداشته باشند چون هر کسی آنها را آزادانه و به میل خود تعریف می­‌کند.
• کسی که مدیریت فرایند را بر عهده می‌گیرد باید عملکرد و فعالیت‌های شرکت‌های مرتبط را نیز در نظر بگیرد زیرا آنها هم در رسیدن به اهداف مورد نظر نقش دارند. این دیدگاه با دیدگاه رایج در تجارت که در آن هر عمل جدای از اعمال دیگر، بهینه‌سازی می‌شود تفاوت اساسی دارد. بدیهی است که در سیستم پیچیده‌‌ای مثل تجارت، بهینه‌سازی تنها در بخشی از سیستم، به ندرت به یک نتیجه‌ی کلی خوب منتهی می‌شود. کارشناس مدیریت فرایند، وقتی فرایند خاصی را ارزیابی می­‌کند باید معیارهای کل سیستم را در نظر بگیرد.
• مدل‌سازی یعنی شناخت، تعریف و ساخت نمای کلی فرایند به منظور پشتیبانی از ارتباطات مرتبط با آن. هیچ الگوی مشخصی برای مدل‌سازی وجود ندارد اما مدل باید کل فرایند را در بر بگیرد.
• اتوماسیون انجام می‌شود تا مسیر اجرای فرایند هموار شود. این کار در بسیاری از موارد همان طراحی نرم‌افزار است اما در بعضی موارد، اموری مثل ساخت ماشین آلات یا حتی علامت­‌دهی به منظور راهنمایی شرکا را هم شامل می­‌شود.
• اجرا یعنی انجام یا به عمل گذاشتن اجزای یک فرایند. اجرا ممکن است جوانب خودکار شده را هم شامل شود. اجرا به لحاظ نظری، تابع مدلی است که کارشناس مدیریت فرایند خلق می­‌کند و طبق همان مدل هم پیاده می­‌شود ولی در کل، از کارشناس مدیریت فرایند، مستقل است.
• کنترل یعنی مطمئن شویم که فرایند، طبق مسیر مشخص شده پیش می­‌رود. کنترل ممکن است از نوع اکید و سفت و سخت باشد یا آن که ضعیف باشد و شکل راهنمایی، آموزش و تمرینات عملی به خود بگیرد.
• ارزیابی انجام می‌­شود تا بدانیم، فرایند چه مقدار از نیازهای مشتری را برطرف می‌کند.
• بهینه­‌سازی یعنی، مدیریت فرایند یک فعالیت مداوم و تدریجی است و ما از طریق آن می­‌خواهیم به صورت مستمر، شاخص­‌های فرایند را بهبود بخشیم. این بهبود با اهداف سازمان در ارتباط است و هدف نهایی آن، شناخت نیازهای مشتریان است.
• تشکیلات، در اینجا منظور ما تشکیلات یک سازمان تجاری است و بس. در واقع منظور ما هر سازمان تجاری است که افرادش برای برآوردن نیازهای مشتریان کار می­‌کنند. سازمان تجاری مدنظر ما قرار نیست حتماَ اندازه بسیار بزرگی داشته باشد یا به دنبال کسب سود و منفعت باشد.
• ما در اینجا عبارت اهداف تشکیلات تجاری را آورده‌­ایم تا بر این نکته تأکید کنیم که مدیریت فرایند باید در چارچوب اهداف کسب‌وکار انجام شود نه در چارچوب بخش کوچکی از اهداف آن. یعنی هر نوع بهبود فرایند باید در راستای اهداف تشکیلات باشد در غیر این صورت بهبود تلقی نمی‌شود.
• در محدوده‌ی مرزهای سازمان و در ورای آن، سازمان جزیی از یک نظام بزرگ‌تر شناخته می‌شود. مشتریان جزیی از فرایند کسب‌وکار هستند. در نظام تجاری همه‌ی عناصر پیوسته با هم در تعامل و ارتباط هستند.

به طور کلی مدیریت فرایند کاری است که انجام می‌دهید، نمی‌توانید آن را بخرید یا مالک آن باشید. مدیریت فرایند در بسیاری از تعریف‌ها، یک کار عملی توصیف شده است. اکثر افراد با این دیدگاه موافقند. بیش از ۹۰٪ کارشناسان همین‌گونه فکر می‌­کنند.

منبع