شیرپوینت چیست؟ SharePoint و BPMS چه تفاوتی دارند؟
مایکروسافت شیرپوینت، یک بستر نرم افزاری تحت وب است که توسط شرکت مایکروسافت تولید و عرضه شده است. اولین نسخه از شیرپوینت در سال ۲۰۰۱ منتشر شد. و آخرین نسخه از آن با نام شیرپوینت ۲۰۱۹ در سال ۲۰۱۸ وارد بازار شده است. نسخه‌های ابتدایی شیرپوینت بیشتر برای کاربردهایی نظیر مدیریت محتوا و مدیریت اسناد مورد استفاده قرار می گرفت. اما قابلیتهای قابل توجه متعددی به نسخه های اخیر شیرپوینت اضافه شده است.
شیرپوینت شامل مجموعه‌ای از تکنولوژی‌های چند منظوره تحت وب است که بر روی یک ساختار فنی قوی قرار گرفته است. به صورت پیش فرض رابط کاربری شیرپوینت مشابه مایکروسافت آفیس است و یکپارچگی بالایی با مجموعه آفیس دارد. ابزارهای تحت وب شیرپوینت به گونه‌ای طراحی شده است که توسط کاربر غیر فنی قابل استفاده باشد. شیرپوینت بستر مناسبی برای راهکارهایی چون پورتال سازمانی، مدیریت اسناد و فایل ها، مدیریت فرایند کسب و کار(BPMS)، تعاملات تیمی، شبکه های اجتماعی، اکسترانت، وب سایت ها، جستجوی سازمانی و هوش تجاری می‌باشد. علاوه بر این شیرپوینت قابلیت یکپارچه سازی سیستمها، یکپارچه سازی فرآیندها و اتوماسیون گردش کارها را فراهم می‌کند.
اکثر برنامه‌های کاربردی سازمانی (مانند بسته‌های نرم‌افزاری ERP و CRM) قابلیت‌هایی را برای یکپارچه شدن با شیرپوینت ایجاد کرده‌اند. همچنین شیرپوینت مجموعه کاملی از API ها و تکنولوژی توسعه را برای برنامه‌نویسان و توسعه‌دهندگان فراهم کرده است. به عنوان یک بستر برنامه‌سازی، شیرپوینت دارای مدیریت مرکزی و کنترل‌های امنیتی لازم جهت پیاده سازی نیازمندی‌های برنامه‌ها می باشد. بستر شیرپوینت مستقیما درون وب سرور IIS قرار می‌گیرد.
تفاوت BPMS و شیرپوینت چیست؟
برخی مواقع ممکن است دو اصطلاح BPMS و SharePoint با یکدیگر اشتباه گرفته شوند. بنابراین مدیران کسب و کارها برای انتخاب نرم افزار مناسب باید دقت و توجه کافی داشته باشند. چرا که یک اشتباه ساده در انتخاب، می‌تواند باعث تحمیل هزینه‌های مالی و زمانی قابل توجهی شود. شما می‌توانید در مقاله BPMS چیست و چرا برای هر سازمانی لازم است؟ به طور کامل با سیستم BPMS آشنا شوید.
در جدول زیر به مقایسه سیستم BPMS و SharePoint خواهیم پرداخت.
|
تفاوت BPMS و SharePoint |
|
|
سیستم BPMS |
سیستم SharePoint |
|
رویکردی در جهت استفاده از ابزارهای مختلف برای مدیریت و بهینه سازی فرآیندهای سازمان |
ارائه فعالیت‌های از پیش تعریف شده به منظور رعایت وظایف و سلسله مراتب گردش کار |
|
توانایی انجام فعالیت‌های تکراری پرسنل سازمان |
عدم توانایی در انجام وظایف تکراری پرسنل سازمان |
|
توانایی بالا برای هماهنگی و ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی |
ضعف و نقص در هماهنگی و ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی |
|
وجود سیستم ارجاعات بسیار پیچیده، چند مرحله‌ای و بر اساس قوانین و ضوابط کسب و کار |
سیستم ارجاعات ساده (تک مرحله‌ای) وسیستم گزارش گیری و داده کاوی ضعیف |
|
ذخیره اطلاعات به صورت کاملا مهندسی شده |
عدم ساختار یافتگی در ذخیره سازی اطلاعات |
|
داده کاوی پیشرفته و استخراج گزارشات حرفه‌ای |
گزارش گیری به صورت غیرحرفه‌ای و آماتور |
|
Versioning یا امکان تغییرات جدید در فرآیند |
عدم امکان اعمال تغییرات جدید در فرآیند |
به طور کلی شیرپوینت نوعی سیستم مدیریت محتوا به شمار می‌رود که با استفاده از آن می‌توانید انواع سایت‌ها را بدون نیاز به کد نویسی، طراحی، ایجاد و مدیریت کنید. BPMS نیز نرم افزاری است که به کمک آن می‌توانید فرآیندهای داخل سازمان را مدل کرده و آن‌ها را به نرم افزارهای کاربردی تبدیل کنید. اما مدیران کسب و کارها، در زمینه انتخاب میان دو سیستم BPMS و SharePoint برای سازمان خود، با توجه به تفاوت‌های موجود در این دو سیستم، باید دقت و توجه کافی داشته باشند.
هر چند ممکن است BPMS و SharePoint ظاهر تقریبا یکسانی داشته باشند، اما عملکرد آن‌ها کاملا متفاوت است. سیستم شیرپوینت به عنوان نوعی پورتال، ابزار Collaboration و مدیریت مستندات، می‌تواند نقش موثری در افزایش موفقیت کسب و کارها داشته باشد. اما سیستم گردش کار این ابزار، نمی‌تواند جایگزین BPMS شود. چرا که پلتفرم شیرپوینت به عنوان ابزاری مستقل برای ارائه مدیریت فرآیندهای کسب و کار ساخته نشده است.
