عناصر EPM به 7 بخش تقسیم می‌شوند.

1.    تحلیل ریسک

تجزیه و تحلیل ریسک، تاثیر کمی خطرات بر روی پروژه‌ها را شناسایی، بررسی و ارزیابی می‌کند تا اقدامات مناسب برای کاهش آن‌ها انجام شود. از آنجا که تحلیل ریسک، به دانش و تجربه کامل در مورد سازمان و پروژه، نیاز دارد، یک فرآیند نسبتا پیچیده به شمار می‌رود. برای مدیریت کارآمد و موثر این بخش می‌توانید تعدادی از استانداردهای EPM را اعمال کنید. مانند:

• ایجاد معیاری برای اندازه گیری خطرات پیش بینی شده، خطرات جاری و ذخایر احتمالی
• استفاده از تکنیک تخمین پروژه که امکان کاهش ریسک را از طریق برنامه‌های احتمالی فراهم می‌کند.

تلفیق تجزیه و تحلیل ریسک با فرآیندهای EPM می‌تواند به تیم پروژه در هنگام تصمیم گیری در مورد میزان پذیرش ریسک، قدرت مدیریت و کنترل بیشتری بدهد.

2.     برآورد ساختاری

برآورد پروژه از اجزای کلیدی مدیریت پروژه و شامل برآورد هزینه‌ها، منابع و زمان پروژه است. برای این منظور، EPM استانداردهایی را تعیین می‌کند. به عنوان مثال، دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO)، چرخه زندگی استاندارد برای تحویل پروژه را تعریف کرده و نمونه‌ای از پروژه‌های قبلی را برای مدیران پروژه ارائه می‌دهد.

3.     بررسی پروژه

بررسی دوره‌ای پروژه‌ها، پیشرفت پروژه‌های جاری و خطرات احتمالی را بررسی می‌کند. EPMO، می‌تواند 4 نوع بررسی انجام دهد: تعهد پروژه، راه اندازی پروژه، پیشرفت پروژه و بسته شدن پروژه. هدف از این بررسی‌ها، علاوه بر ارزیابی استانداردهای پروژه و مسائل مربوط به آن، پاسخ به این سوال است که آیا برای کاهش خطر، انجام به روز رسانی لازم است، یا نه.

یکی از رویکردهای بررسی پروژه، اختصاص رنگ‌هایی است که میزان اهمیت برای جنبه‌های مختلف پروژه مانند مشتری، تیم، بودجه و… را نشان می‌دهد. این رنگ‌ها معمولا با «قرمز»، «زرد» و «سبز» مشخص می‌شوند. به این ترتیب شما می‌توانید فوریت‌های اساسی را مطرح کرده و در جلسات سازمان، آن‌ها را کنترل و مدیریت کنید.

4.     رهبری مدیریت پروژه

مدیریت پروژه، بدون آموزش و منابع کافی، سخت و استرس زا است. EPMOs ضمن ارائه آموزش برای کمک به مدیران پروژه در توسعه و فراگیری مهارت‌های فنی و مدیریتی مورد نیاز، در PMOs نیز سرمایه گذاری می‌کند. علاوه بر این، EPMO مدیران پروژه را راهنمایی می‌کند تا هنگام برنامه ریزی، اجرای پروژه، تصمیم گیری و حل مشکلات از آنها پشتیبانی کنند.

به خاطر داشته باشید که آموزش، می‌تواند توسط کارشناسان مدیریت پروژه داخلی یا منابع خارجی ارائه شود.

5.     مدیریت مسائل تشدید شده

تشدید مدیریت پروژه، مسئل را به سطح بالاتری از اولویت‌ها انتقال می‌دهد. ممکن است برای کنترل این مسائل به مداخله تیم اجرایی نیاز پیدا کنید. EPMO، مسئول ایجاد قوانین و فرآیندهای مشترک برای بهبود سیستم مدیریت مسئله است که در بخش‌های مختلف اعمال می‌شود.

سامانه مدیریت پروژه سازمانی، لیستی از موضوعاتی که به طور مکرر باز شده‌اند را در جلسات مدیریت بررسی می‌کند تا دلایل مشترک این مسائل را مشخص کرده و تغییرات لازم در بخش مختلف سازمانی را پیشنهاد دهد.

6.     حسابداری زمان

در چرخه عمر پروژه، «زمان» نقش مهمی دارد. داشتن یک سیستم ردیابی زمان، امکان اندازه گیری دقیق زمان صرف شده برای یک پروژه را فراهم می‌کند. دفتر مدیریت پروژه سازمانی (EPMO)، می‌تواند از داده‌های جدول زمانی هر تیم برای توسعه دستورالعمل‌های برنامه ریزی و پیش بینی پروژه‌های آینده استفاده کند.

7.     سیستم اطلاعاتی

سیستم اطلاعاتی به منزله ستون فقرات EPM به شمار می‌آید. استفاده از نرم افزار قدرتمند مدیریت پروژه‌های سازمانی می‌تواند در انجام برنامه ریزی، ارائه گزارش و ردیابی پروژه، زمان زیادی را ذخیره کند.

منبع